Une feuille de service rassemble les informations nécessaires à une journée précise de tournage : convocations, scènes, lieux, besoins, contacts et consignes. Elle traduit un plan de travail en instructions que chaque personne peut consulter avant de venir.
Sa qualité se mesure avec une question simple : quelqu’un peut-il préparer sa mission sans deviner son heure, son point d’arrivée ou la version à suivre ? Ce guide propose une méthode de remplissage et une relecture croisée. Il complète les documents de préproduction et la formation Préparer un tournage de A à Z.
Identifier la journée et la base de travail
Inscrivez titre du projet, date réelle, numéro de journée, version de la feuille et moment de diffusion. Reprenez les numéros de scènes du scénario et du plan de travail utilisés. Une ancienne feuille constitue une trame à vérifier, pas une base automatiquement fiable.
Ajoutez les contacts nécessaires : coordination de la journée, régie et personne à joindre pour un problème de convocation. Préférez des fonctions et des informations effectivement utiles. La feuille circule dans une équipe définie ; évitez d’y accumuler des données personnelles sans raison.
Vérifiez les informations répétées ensemble. Si la date apparaît dans l’en-tête, le nom du fichier et le tableau des scènes, les trois doivent correspondre. Une incohérence de jour peut passer inaperçue lorsque chaque partie est relue séparément.
Préparez les rubriques connues en amont puis confirmez les éléments qui peuvent encore bouger : accès, météo, disponibilité du lieu ou besoin particulier. Une rubrique vide et une information « à confirmer » ne signifient pas la même chose. N’envoyez pas une heure provisoire comme une convocation arrêtée.
Distinguer arrivée, préparation et présence au plateau
La convocation générale ne remplace pas toutes les convocations individuelles. Certaines personnes doivent installer avant les autres ; un interprète peut devoir passer aux costumes, au maquillage ou à la coiffure avant d’être prêt pour une scène.
Dans notre exemple fictif, la première scène nécessite Nora prête à 10 h. On estime pour cet essai quinze minutes de costumes, vingt minutes de maquillage/coiffure et dix minutes de passage et d’attente coordonnée. Si ces étapes doivent se suivre, leur total est de quarante-cinq minutes : une arrivée à 9 h 15 constitue une hypothèse de départ, à vérifier avec les départements. Ces durées ne sont pas des standards professionnels.
L’heure de présence au plateau se construit avec les préparations réelles. Elle ne doit pas être obtenue en recopiant l’heure du premier moteur dans toutes les colonnes.
Confirmez aussi le point d’arrivée : accueil, loges ou plateau ne sont pas nécessairement au même endroit. Si un responsable transmet une heure séparément, assurez-vous que la personne la reçoit et que cette information reste cohérente avec la feuille diffusée.
Relier scènes, lieux et besoins particuliers
Pour chaque scène prévue, indiquez une référence, un résumé bref, le lieu, les personnages et les besoins particuliers utiles à la journée. La feuille ne doit pas contenir tout le scénario ; elle doit permettre à chacun de retrouver ce qui engage sa préparation.
| Information | Exemple fictif | Contrôle à effectuer |
|---|---|---|
| Scène | 12, cuisine après le repas | Même numéro dans le plan de travail |
| Interprète | Nora, prête plateau à 10 h | Préparations confirmées avec les départements |
| Accessoire | Carton humide | Responsable et état de raccord identifiés |
| Accès | Rendez-vous à l’accueil du lieu | Entrée et chemin jusqu’aux loges vérifiés |
| Besoin son | Message à entendre pendant le jeu | Fichier et diffusion préparés avec le son |
Un intitulé comme « accessoires spéciaux » ne dit pas qui apporte quoi. Nommez le besoin et son responsable, puis renvoyez au document détaillé si nécessaire.
Pour les lieux, distinguez adresse, accès de l’équipe, chargement et stationnement. Ajoutez un plan lorsqu’il résout une ambiguïté réelle. Une adresse correcte peut malgré tout conduire à une porte fermée si l’entrée utilisée n’est pas précisée.
Ajouter les consignes et l’avance utiles
Les consignes doivent correspondre au lieu, à la journée et aux décisions de production. Une ligne héritée d’un ancien tournage doit être relue. Ne réutilisez pas automatiquement des consignes sanitaires, des numéros ou des accès qui appartiennent à un autre contexte.
Indiquez comment signaler un retard, qui coordonne un changement et où retrouver les annexes. Les règles de travail et de sécurité se préparent avec les responsables compétents ; la feuille n’établit pas à elle seule tous les accords ni toutes les obligations de la production.
L’avance présente ce qui est envisagé pour la prochaine journée. Elle sert à anticiper, mais elle ne remplace pas la feuille confirmée du lendemain. Vérifiez sa date et son numéro de journée, notamment après un changement de planning ou une interruption de tournage.
Gardez le document lisible sur le support de consultation réel. Un tableau minuscule ouvert sur un téléphone peut rendre invisibles des informations pourtant présentes. Faites essayer le fichier et ses annexes à une personne de l’équipe avant de retenir votre mise en page.
Contrôler la diffusion avec une relecture croisée
Convenez de qui prépare, qui valide et qui diffuse. Avant l’envoi, relisez les pages et annexes comme un ensemble : date, scènes, lieux, horaires, contacts, besoins et version. Vérifiez que les destinataires peuvent ouvrir le fichier avec le mode d’accès prévu.
Une modification après diffusion doit être identifiable. Prévenez les personnes touchées et nommez la version qui remplace la précédente. Un nouveau fichier déposé dans un dossier ne prouve pas qu’un interprète a reçu sa nouvelle convocation.
Pour vous exercer, donnez votre feuille à trois lecteurs : une personne de l’équipe technique, un interprète et quelqu’un qui arrive pour la première fois sur le lieu. Demandez-leur de retrouver leur heure, leur entrée, leur première préparation et le contact en cas de problème. Relevez les hésitations sans expliquer le document à leur place.
Le livrable attendu est une feuille datée et cohérente, accompagnée de ses annexes accessibles. Vous pouvez ensuite vérifier son usage avec le guide sur la journée de tournage : chaque information doit aider une personne à accomplir une action concrète au bon moment.
Pour approfondir : comprendre le rôle de scripte.
